Forretningsorden og procedurer m.m.

Forretningsorden for afvikling af bestyrelsesmøder i HF Vesterled. 

Er gældende for både ordinære og ekstraordinære bestyrelsesmøder.

Det skal sikres at alle kan komme til orde. Taletiden kan begrænses af dirigenten.

Det skal sikres at alle punkter bliver behandlet. Der kan være punkter på dagsordenen, hvortil der ikke er nyt at orientere om – og hvis der er enighed om det, kan punktet springes over.

Der vælges en dirigent/ordstyrer for hvert møde; og opgaven går på skift, så alle får mulighed for at lede et bestyrelsesmøde.

Der arbejdes efter en fast dagsorden:

1. Valg af dirigent/ordstyrer 
2. Godkendelse af seneste referat, der underskrives. 
3. Gennemgang af dagsorden og tilføjelse af punkter under ”andet”. 
4. Orientering fra kassereren vedr. økonomi. 
5. Orientering fra formanden vedr. havesalg/-køb; venteliste; indkomne mails og svar; 
6. Nyt fra Århuskredsen og forbundet. 
7. Punkter fra vurderingsudvalget. 
8. Nyt fra aktivitetsudvalg m.fl. – beslutninger om økonomiske rammer tages under hvert aktivitetspunkt ud fra et budgetforslag. 
9. Havevandring. 
10. Andet; herunder punkter fra tavlen. 
11. Punkter fra medlemmerne; herunder både forslag og klager der skal behandles af bestyrelsen. 
12. Punkter til næste møde. 

Indkomne punkter til behandling under ”andet”, kan sendes til sekretæren senest 3 dage før bestyrelsesmødet. Sekretæren udsender herefter en opdateret dagsorden. 

Vedtaget på bestyrelsesmøde 28.4.2015

Tjekke og afstemme haveforeningens bankkonti mindst 2 gange pr. måned. Ved ind- og udbetalinger printes disse og påhæftes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

Tjekke og afstemme haveforeningens pengekasse, og tømme brevbakken, mindst 2 gange pr. måned.

Ved kontant ind- og udbetalinger udfyldes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, tekst, beløb og underskrift – og kassereren påfører konteringsnummer.

Kontant beholdning over 200,- kr. indsættes i bank, og der udfyldes et udgiftsbilag med dato og teksten ”fra kasse til bank”. Ved sæsonens afslutning indsættes hele kontaktbeholdningen i banken.

Tjekke mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. Mail videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com . Hvis andre bestyrelsesmedlemmer tjekker mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. – skal disse videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com.  Mail/regning printes og påhæftes udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

Kassereren skal tjekke regnskabsmail regelmæssigt!

Ved leje af fælleshuset, hvor forespørgsel foregår i forbindelse med kontortid, sendes mail til kassereren: regnskab.vesterled@gmail.com med information om havenr., navn og dato for udlejning. Forespørgsler på udlejning modtaget på mail, videresendes til samme mailadresse, til info for kassereren. Ved indbetaling af leje, printes mail og kvittering for indbetaling – og påhæftes indtægtsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.

I forbindelse med opskrivningen til ventelisten i forbindelse med kontortiden, udarbejdes et registreringsbilag der skal bruges som regnskabsbilag. Skema og evt. bilag lægges i kuvert til kassereren, der placeres i kassererens brevbakke. Kontantbeløb lægges i pengekasse, sammen med udfyldt indtægtsbilag.

Ved havesalg sendes mail til regnskab.vesterled@gmail.com, med kopi af ny lejekontrakt og oplysning om samlet salgspris der indsættes på deponeringskonto. Kassereren registrerer ny haveejer i banken og i kassererens medlemsdatabase. Formanden registrerer ny haveejer med mailadresse og tlf.nr. i hfvesterled@gmail.com. Derudover er formanden ansvarlig for registrering i haveforeningens medlemsoplysninger i Kolonihaveforbundet.

I forbindelse med havesalg overfører kassereren, sammen med formanden, den aftalte salgspris til sælgers bankkonto fra haveforeningens deponeringskonto.

Før opkrævning af haveleje, tjekkes registreringen af de nye medlemmer, og økonomiudvalget mødes i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget gennemgår opkrævningerne sammen – herunder også opkrævningen af den fælles forsikring.

Der nedsættes af bestyrelsen et vandudvalg bestående af 2 medlemmer, hvoraf mindst 1 er bestyrelsesmedlem. Vandudvalget skal aflæse de individuelle vandure og indsætte tallene i udarbejdet regneark, der udregner vandforbruget i den enkelte kolonihave.

Kassereren modtager herefter regnearket fra vandudvalget. Regnearket sendes til regnskab.vesterled@gmail.com . Regnearket sammenholdes med modtaget vandregning – hvorefter vandregningen udspecificeres til de enkelte haver, så hver have betaler for eget forbrug, plus andel af fællesudgifter. Vandudvalg og økonomiudvalg mødes for at foretage dette.

Økonomiudvalget inddrages i forbindelse med intern revision.

Økonomiudvalget er ansvarlig for, at bilag videregives til ekstern bogføring indenfor de aftalte terminer.

Der afholdes økonomiudvalgsmøde mindst 1 gang pr. måned i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget består af formand og kasserer, og begge kan indkalde. Økonomiudvalget forbereder også den økonomiske orientering til bestyrelsesmøde.

Økonomiudvalget er ansvarlig overfor bestyrelsens beslutninger.

Tiltrådt af bestyrelsen den 13.3.2018

1. Hovedrengøring i forbindelse med sæsonstart.

2. Derefter henover sæsonen oprydning efter behov og holde øje med at alt er som det skal være.

3. Planlægge arbejdsopgaver i forbindelse med fælles arbejdsdage (f.eks. vinduespudsning, støvsugning af sofaer, reparation af stole/borde, vask af voksduge m.m., rengøring af fryser/køleskab).

4. Sikre vask af gardiner, karklude, viskestykker, håndklæder efter behov.

5. Afkalkning af kaffemaskiner.

6. Tjek opvaskemaskine for påfyldning af salt og afspændingsmiddel.

7. Holde øje med skabe og skuffer i køkkenet – nyindkøb aftales med bestyrelsen.

8. Tjek at rengøringsartikler m.m. er i depotrummet – nyindkøb aftales med bestyrelsen.

9. Holde øje med ting som skal repareres/vedligeholdes – og aftal med bestyrelsen at det sker og hvem der gør det.

10. Den husansvarlige får af bestyrelsen meddelelse om kommende udlejninger.

11. Da det er lejers pligt at rengøre lokalerne og udearealerne omkring fælleshuset som beskrevet i ”husorden” og udlejningsaftale, skal den husansvarlige tjekke at fælleshuset overdrages og afleveres som aftalt.

12. Sikre oprydning og vinterklargøring ved sæsonafslutning i samarbejde med bestyrelsen, der også sikre tømning af varmtvandsbeholder ved vandlukningen.

 Udarbejdet i samarbejde med ”husansvarlige”, den 11.5.2016

 Jan Ahrendt, formand