Tjekke og afstemme haveforeningens bankkonti mindst 2 gange pr. måned. Ved ind- og udbetalinger printes disse og påhæftes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.
Tjekke og afstemme haveforeningens pengekasse, og tømme brevbakken, mindst 2 gange pr. måned.
Ved kontant ind- og udbetalinger udfyldes henholdsvis indtægts-/udgiftsbilag påført dato, tekst, beløb og underskrift
– og kassereren påfører konteringsnummer.
Kontant beholdning over 200,- kr. indsættes i bank, og der udfyldes et udgiftsbilag med dato og teksten ”fra kasse til bank”. Ved sæsonens afslutning indsættes
hele kontaktbeholdningen i banken.
Tjekke mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. Mail videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com .
Hvis andre bestyrelsesmedlemmer tjekker mail vedr. økonomi, med vedhæftede regninger m.m. – skal disse videresendes til regnskab.vesterled@gmail.com.
Mail/regning printes og påhæftes udgiftsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.
Kassereren skal tjekke regnskabsmail regelmæssigt!
Ved
leje af fælleshuset, hvor forespørgsel foregår i forbindelse med kontortid, sendes mail til kassereren: regnskab.vesterled@gmail.com med information om
havenr., navn og dato for udlejning. Forespørgsler på udlejning modtaget på mail, videresendes til samme mailadresse, til info for kassereren. Ved indbetaling af leje, printes mail og kvittering for indbetaling – og påhæftes
indtægtsbilag påført dato, konteringsnummer, tekst, beløb og underskrift.
I forbindelse med opskrivningen til ventelisten i forbindelse med kontortiden, udarbejdes et registreringsbilag der skal bruges som regnskabsbilag. Skema
og evt. bilag lægges i kuvert til kassereren, der placeres i kassererens brevbakke. Kontantbeløb lægges i pengekasse, sammen med udfyldt indtægtsbilag.
Ved havesalg sendes mail til regnskab.vesterled@gmail.com, med kopi af ny lejekontrakt og oplysning om samlet salgspris der indsættes på deponeringskonto. Kassereren registrerer ny haveejer i banken og i kassererens medlemsdatabase. Formanden
registrerer ny haveejer med mailadresse og tlf.nr. i hfvesterled@gmail.com. Derudover er formanden ansvarlig for registrering i haveforeningens medlemsoplysninger i Kolonihaveforbundet.
I forbindelse med havesalg overfører kassereren, sammen med formanden, den aftalte salgspris til sælgers bankkonto fra haveforeningens deponeringskonto.
Før opkrævning af haveleje, tjekkes registreringen af de nye medlemmer,
og økonomiudvalget mødes i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget gennemgår opkrævningerne sammen – herunder også opkrævningen af den fælles forsikring.
Der nedsættes af bestyrelsen
et vandudvalg bestående af 2 medlemmer, hvoraf mindst 1 er bestyrelsesmedlem. Vandudvalget skal aflæse de individuelle vandure og indsætte tallene i udarbejdet regneark, der udregner vandforbruget i den enkelte kolonihave.
Kassereren
modtager herefter regnearket fra vandudvalget. Regnearket sendes til regnskab.vesterled@gmail.com . Regnearket sammenholdes med modtaget vandregning – hvorefter vandregningen
udspecificeres til de enkelte haver, så hver have betaler for eget forbrug, plus andel af fællesudgifter. Vandudvalg og økonomiudvalg mødes for at foretage dette.
Økonomiudvalget inddrages i forbindelse med intern revision.
Økonomiudvalget er ansvarlig for, at bilag videregives til ekstern bogføring indenfor de aftalte terminer.
Der afholdes økonomiudvalgsmøde mindst 1 gang pr. måned i forbindelse med kontortid. Økonomiudvalget
består af formand og kasserer, og begge kan indkalde. Økonomiudvalget forbereder også den økonomiske orientering til bestyrelsesmøde.
Økonomiudvalget er ansvarlig overfor bestyrelsens beslutninger.
Tiltrådt
af bestyrelsen den 13.3.2018